Búsqueda de Registros Sanitarios de Proveedores

El registro sanitario de una empresa alimentaria se consulta gratis en el buscador del RGSEAA de la Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición (AESAN, antes AECOSAN), por razón social, por número de registro o por actividad. En él solo figuran industrias, envasadores, almacenes, distribuidores, transportistas e importadores. Las tiendas, los obradores con venta al público, los bares y los restaurantes están inscritos en el registro sanitario de su comunidad autónoma. Para el plan de proveedores basta con archivar la ficha del buscador o su exportación a Excel con la fecha de consulta.

La AESAN no expide certificados de inscripción para este uso: solo los emite con finalidad de exportación.

Es una comprobación que recomiendo hacer siempre que se incorpora un proveedor nuevo, pero conviene saber qué demuestra. Tener número de registro sanitario no significa que una empresa cumpla todos los requisitos de higiene. Lo que acredita es su situación registral y las actividades que tiene declaradas o, cuando corresponde, autorizadas. A continuación explico cómo usar el buscador, cómo interpretar el número y qué hacer cuando un proveedor no aparece.

¿Qué tipo de registro sanitario tenemos que buscar?

Para los mayoristas que nos suministran alimentos, el registro que hay que buscar es el de carácter nacional: el RGSEAA (Registro General Sanitario de Empresas Alimentarias y Alimentos), regulado por el Real Decreto 191/2011 y gestionado por la AESAN.

El número de registro sanitario prueba que la empresa está inscrita para realizar una actividad concreta dentro de la cadena alimentaria. Es único para cada establecimiento: podríamos decir que es su «matrícula». Si es la primera vez que te encuentras con este organismo, aquí explicamos qué hacen la AESAN y los organismos que controlan la seguridad alimentaria.

¿Qué significa el número de registro sanitario?

El número RGSEAA (antes número RGSA) tiene tres partes: una clave de uno o dos dígitos que indica el sector, un número de cinco o seis cifras y las letras de la provincia donde está el establecimiento. En el número ficticio 26.012345/MA, 26 es la clave de comidas preparadas, 012345 es el número del establecimiento y MA indica Málaga.

La clave indica el sector, no la actividad concreta. Dentro de cada clave, la ficha detalla la categoría (fabricación, envasado, distribución, almacenamiento, importación o fases específicas) y la actividad o el producto. Eso es lo que hay que comparar con lo que compras.

El número es una identificación administrativa, no una calificación sanitaria: no indica que un proveedor sea más seguro que otro. Tampoco es obligatorio ponerlo en la etiqueta. La excepción son los productos de origen animal de establecimientos autorizados conforme al Reglamento (CE) 853/2004, que llevan el número en su marca de identificación. En esos casos, el registro significa además que la comunidad autónoma ha autorizado las instalaciones.

¿Por qué un proveedor no aparece en el buscador del RGSEAA?

Que no aparezca no siempre significa que esté en situación irregular. Las causas más frecuentes son estas:

• Es un minorista. Panaderías, pastelerías, carnicerías, obradores con venta al público, bares y restaurantes se inscriben en el registro de su comunidad autónoma, aunque elaboren en su propio local o hagan reparto a domicilio.
• Es un productor primario. Agricultores, ganaderos o apicultores que envasan en su propia explotación están en otros registros oficiales.
• Te suministra envases o menaje que no fabrica ni importa. En materiales en contacto con alimentos solo se inscriben los fabricantes del producto terminado y los importadores; los distribuidores no.
• Está suspendido. Cuando la autoridad suspende por completo un establecimiento, la AESAN lo retira del buscador; si la suspensión es parcial, elimina de su ficha la actividad afectada.
• Lo estás buscando mal. Puede que uses el nombre comercial en lugar de la razón social, que escribas tildes o que añadas al número siglas que no forman parte de él, como «ES» o «CE».

Si después de descartar estas causas sigue habiendo discrepancias entre lo que te dice el proveedor y lo que muestra el registro, puedes consultarlo con la autoridad sanitaria de tu comunidad.

¿Dónde se consulta el registro sanitario de un minorista?

En el registro de su comunidad autónoma. La AESAN publica en su sección de registro sanitario la relación de autoridades competentes de cada comunidad y de los buscadores públicos de los registros autonómicos. Si tu comunidad no ofrece consulta pública, la prueba que puedes archivar es el justificante de comunicación o de inscripción que te facilite el proveedor.

Por ejemplo, en Andalucía, los minoristas se inscriben en el Registro Sanitario de Empresas y Establecimientos Alimentarios de Andalucía, creado por el Decreto 61/2012 y modificado por el Decreto 158/2016.

¿Puede un restaurante comprar a una panadería o una carnicería sin RGSEAA?

Sí, dentro de los límites del artículo 3 del Real Decreto 1021/2022. Un minorista puede suministrar a otro minorista de distinta titularidad cuando el suministro cumple tres condiciones a la vez:

• Marginal: no supera el 25 % del volumen anual que comercializa o, en total, 500 kg a la semana, contando también la venta al consumidor final.
• Localizado: se hace dentro de la zona de salud o del territorio que defina la autoridad competente, o entre zonas limítrofes. Entre comunidades autónomas distintas, el límite es un radio de 50 km, siempre que los registros autonómicos de origen y destino sean públicos y accesibles.
• Restringido: el minorista no suministra a establecimientos inscritos en el RGSEAA.

La guía de la AESAN pone como ejemplos la panadería que sirve a un restaurante o la carnicería que le vende lomo adobado. En estos casos, lo que archivas es el número de inscripción autonómica del proveedor.

Hay un matiz importante para cocinas centrales y caterings: si tu establecimiento está inscrito en el RGSEAA, esta excepción no cubre a tus proveedores minoristas.

¿Cómo crear el archivo de registros de proveedores?

Comprobar el registro sanitario es una de las tareas que hay que completar cada vez que incorporamos un proveedor nuevo. Con el resultado, se elabora un listado de todas las empresas que nos suministran alimentos o materiales en contacto con ellos, da igual que seamos un bar, una cocina hospitalaria, una sala de despiece o una fábrica de embutidos.

Guarda una copia, en papel o en formato digital, del registro sanitario de cada proveedor junto a este listado. Cuando implantamos los planes generales de higiene en una empresa, le entregamos el listado de proveedores con la copia de sus registros sanitarios, pero esa documentación refleja la situación de ese momento: en cuanto cambia un proveedor, deja de estar al día. Por eso también enseñamos a repetir la consulta en el buscador. Los planes de higiene y el APPCC son documentos vivos que deben reflejar la realidad de la empresa en cada momento.

Pide además a cada proveedor la ficha técnica de sus productos con la información de alérgenos. La información que das a tus clientes conforme al Reglamento (UE) 1169/2011 depende de la que te transmite el proveedor: si cambia una receta, tu carta de alérgenos queda desactualizada. El curso de alérgenos trata cómo gestionar esa información.

¿Es obligatorio guardar el registro sanitario de cada proveedor?

La obligación legal es poder identificar a quién te ha suministrado cada alimento. La impone el artículo 18 del Reglamento (CE) 178/2002 a todos los operadores, del restaurante a la industria, y es la base de tu plan de trazabilidad. Para los alimentos de origen animal, el Reglamento de Ejecución (UE) 931/2011 concreta los datos que hay que conservar de cada envío: la descripción, la cantidad, el proveedor, el destinatario, el lote cuando proceda y la fecha de expedición. Para los envases y demás materiales en contacto con alimentos, la trazabilidad la exige el Reglamento (CE) 1935/2004.

Ninguna norma dice literalmente que haya que archivar una copia del registro sanitario del proveedor. Pero el control de proveedores forma parte del sistema de autocontrol que exige el Reglamento (CE) 852/2004 (la guía de la AESAN incluye el plan de control de proveedores entre los prerrequisitos, junto al plan de trazabilidad), y la inspección lo revisa.

Lo que quiere ver el inspector es que comprobaste, antes de comprar, que tu proveedor es un operador inscrito. La ficha del buscador con fecha es la forma más sencilla de demostrarlo.

Cuando trabajaba como inspector sanitario para la Food Standards Agency en el puesto de inspección fronteriza de Liverpool, una de las primeras comprobaciones documentales de cada partida de origen animal era que el establecimiento de origen figurase en la lista de establecimientos autorizados. Si no figuraba, la partida no pasaba, por buen aspecto que tuviera. En una cocina la escala es otra, pero la lógica es la misma: el número de registro indica que el proveedor está bajo control oficial, y por eso es lo primero que se verifica.

Ahora bien, es el primer filtro, no el único. Comprobar el registro sanitario no sustituye a los controles en la recepción de mercancía: la temperatura a la llegada, las condiciones del transporte, la identificación del lote, el etiquetado y la información sobre alérgenos. La seguridad de lo que sirves depende del conjunto, no de un documento.

¿Cómo conseguir una copia del registro sanitario de nuestros proveedores?

Hay dos maneras:

1. Pedírsela al proveedor. Solicítale por correo electrónico, o junto con el siguiente pedido, una copia actualizada de su registro sanitario. Si es un minorista, pídele el justificante de su inscripción autonómica.
2. Consultar el buscador de la AESAN. Es más rápido, no depende del proveedor y permite comprobar para qué actividades y productos está inscrita la empresa.

Paso a paso en el buscador de registro sanitario de la AESAN

La AESAN enlaza el buscador desde su página de empresas y establecimientos alimentarios registrados en España, junto con una guía de ayuda a la consulta. Es de acceso libre: no hace falta registrarse ni tener certificado digital. Permite buscar por razón social, número RGSEAA, clave, categoría, actividad, comunidad autónoma, provincia y localidad.

1. Escribe la razón social sin tildes. No hace falta el nombre exacto: el buscador devuelve todas las empresas cuyo nombre contiene el texto que introduces. Usa la razón social que aparece en la factura, no el nombre comercial del catálogo o del camión.
2. Si tienes el número, búscalo directamente. Suele figurar en el albarán, en la factura o en la etiqueta. En la parte central del número, los ceros a la izquierda no cuentan.
3. Filtra por provincia o localidad si la razón social es muy común.
4. Abre la ficha y compárala. El domicilio debe coincidir con el del proveedor, y la actividad inscrita debe cubrir lo que te vende. Un almacén inscrito solo para almacenamiento sin control de temperatura no debería servirte carne refrigerada.
5. Guarda la evidencia con fecha. El buscador permite exportar los resultados a Excel con un botón situado bajo la tabla. También puedes imprimir la ficha en PDF.

¿Se puede descargar el listado completo del registro sanitario en Excel?

Sí. Si trabajas con muchos proveedores, la AESAN publica en la misma página del registro el listado completo de empresas del RGSEAA en un Excel descargable y una versión consultable en Power BI. La fecha de corte figura en el nombre del archivo: una empresa dada de alta después de esa fecha no estará en él.

¿Y si necesitas el registro sanitario de tu propio negocio?

El trámite empieza siempre en tu comunidad autónoma. Si abres un bar, un restaurante o una tienda, comunicas el inicio de actividad a la autoridad sanitaria autonómica y quedas inscrito en su registro. Si vas a fabricar, envasar, almacenar o distribuir para otras empresas, o a importar de fuera de la UE, la comunidad tramita la inscripción en el RGSEAA. Las actividades con productos de origen animal sujetas al Reglamento (CE) 853/2004 necesitan además una autorización previa, que la autoridad competente concede tras inspeccionar las instalaciones.

Preguntas frecuentes

¿Se puede saber qué empresa fabrica un producto de marca blanca con el registro sanitario?

Solo en parte de los casos. Los productos de origen animal elaborados en establecimientos autorizados llevan una marca oval con el número del establecimiento, que puedes introducir en el buscador de la AESAN. Esa marca identifica al establecimiento que elaboró o envasó el producto en último lugar, que no siempre es el fabricante original. En el resto de alimentos el número no es obligatorio en la etiqueta, así que muchas marcas blancas no permiten identificarlo.

¿El registro sanitario es lo mismo que la licencia de actividad?

No. La licencia de actividad o de apertura, o la declaración responsable que la sustituye, es un trámite municipal sobre el local. El registro sanitario es la inscripción del operador alimentario ante la autoridad sanitaria de su comunidad autónoma, que la traslada al RGSEAA cuando la actividad es de industria, almacén, distribución, transporte o importación. Son trámites independientes y tener uno no sustituye al otro.

¿Qué hago si un proveedor no me facilita su número de registro sanitario?

Búscalo en el buscador de la AESAN con la razón social que figura en su factura. Si no aparece y no es un minorista ni un productor primario, pídele por escrito el justificante de su inscripción. Si no puede aportarlo, no tienes forma de demostrar ante la inspección que compras a un operador registrado, y lo prudente es no incorporarlo como proveedor hasta que lo aclare.

¿Cada cuánto hay que comprobar el registro sanitario de los proveedores?

La normativa no fija una periodicidad. Lo habitual es comprobarlo al dar de alta al proveedor y repetirlo al revisar el plan de autocontrol o cuando cambien su razón social, su domicilio o los productos que te sirve. Repetirlo tiene sentido porque, cuando la autoridad suspende un establecimiento, la AESAN lo retira del buscador o elimina de su ficha la actividad suspendida.

Guía publicada en 2015 y actualizada en noviembre de 2026 con la normativa vigente y el buscador actual de la AESAN.